Du må forenkle prosesser for å vokse

Finner dere opp hjulet på nytt for hver nye kunde, hvert eneste prosjekt og fra markedsføringskampanje til markedsføringskampanje? Det kan fort bli fryktelig dyrt. I tillegg skalerer det dårlig og fører til lav kvalitet på prosessene dere gjennomfører.

Løsningen heter: Prosesseffektivisering. 

Med mindre du jobber som leanekspert, eller konsulent, høres det kanskje dørgende kjedelig ut. Men de fleste blir engasjert når det kommer til vekst: Kundevekst, omsetningsvekst, ekspansjon og økt lønnsomhet. Gode prosesser er en forutsetning for å lykkes. Og da blir det med en gang mer interessant. 

• Dupliserte, utdaterte og feilaktige kundedata
• Lik kommunikasjon til alle kunder, uavhengig av deres preferanser og relasjon
• Kundeprosessene deres er personavhengig og varierer i kvalitet og form
• Liten sammenheng mellom markedsføring og salg
• Mange interne systemer for å løse samme arbeidsoppgave

Høres dette kjent ut? Ta det med ro. Du trenger ikke å sette av de neste seks månedene til prosessforbedringer. Det kreves heller ikke et stort IT-prosjekt i millionklassen for å komme i

gang. Litt oppmerksomhet fra oss hver uke kan hjelpe deg med å utnytte kompetansen og kapasitet i bedriften innenfor et rammeverk som alle kan forstå, følge og bygge videre på. Et definert sett med oppgaver som ansatte følger konsekvent gir alle en trygghet om at ingenting glemmes. I siste instans sparer det deg både for tid og penger. 

Hvorfor gå løs på dette nå? Jo, fordi kostnadene ved teknologi er mye lavere enn før, og mulighetene for automatisering av manuelle oppgaver er nesten uendelige. 

Det er slående hvor mye teknologi endrer samfunnet, hvordan det flytter grensene mellom bransjer, hvordan det avgjør lønnsomhet i en verdikjede. Bedrifter som ser på disse endringene som en mulighet, vil lykkes. De som ikke klarer å omfavne og ta i bruk ny teknologi og prosesser, vi etter hvert slite på egne ressurser og bli mindre og mindre lønnsomme.

Å utvikle og ta i bruk teknologi skaper et konkurransefortrinn, og er nøkkel til suksess. Skillet mellom teknologiselskaper og tradisjonelle selskaper viskes ut. De som lykkes fremover, vil være teknologidrevet. Det betyr ikke at kjernevirksomheten nødvendigvis trenger å handle om teknologi, men at teknologien blir et verktøy og en nødvendig innsatsfaktor for å nå virksomhetens mål.

Du kan ikke slippe prosessene helt. Alt starter og slutter med det: prosesser og mennesker.

Setter du det i sentrum, og finner god teknologi som er brukervennlig og støtter målene dere skal nå, er du kommet langt. 

Her er noen punkter for å komme i gang med prosessforbedringene: 

1.   Identifiser flaskehalser: Start med å identifisere områder som bremser prosessene eller hindrer veksten. Dette kan gjøres gjennom tilbakemeldinger fra ansatte, dataanalyse eller en kombinasjon av de to.

2. Sett klare, målbare mål for å forenkle prosesser og øke veksten. Dette kan inkludere økt effektivitet, reduksjon av avfall eller forbedret kundetilfredshet.

3. Analysere nåværende prosesser: Ta en titt på dine nåværende prosesser og rutiner. Identifiser områder som er utdaterte, ineffektive eller unødvendige.

4. Vurder å innføre ny teknologi for å automatisere repeterende oppgaver og forenkle prosesser. Dette kan inkludere verktøy som prosjektledelsessystemer, kundebehandlingssystemer og arbeidsflytautomatiseringsteknologier.

5. Forenkle kommunikasjonen: Sørg for at alle relevante interessenter kan kommunisere effektivt. Dette kan være teammøter, kommunikasjonskanaler og samarbeidsverktøy.

6. Kultur for kontinuerlig forbedring: Oppfordre ansatte til å foreslå nye ideer og tilnærminger for å

forbedre prosesser og øke veksten. Dette kan gjøres gjennom regelmessige tilbakemeldingsmøter, opplæring og støttende ledelse.

7. Overvåk fremdriften og juster der det er nødvendig. Bruk data for å spore fremdrift og identifisere områder for forbedring.

8. Evaluer og juster prosessene og rutiner regelmessig for å sikre at prosesser forblir enkle og effektive.

Hver bedrift har sin måte å utarbeide prosesser på: fra å bruke maler til infografikk som viser deg prosessflyten på en visuell måte til stringente SOP etter lean-metodikk. Uansett hvordan du gjør det, er nøkkel å gjøre det så synlig, enkelt og gjennomførbart som mulig. Det viktigste er å sørge for at de ulike avdelingene får eierskap til prosessen og føler at den gir verdi i hverdagen, slik at den blir en naturlig del av arbeidet over tid. 

Og så? Ja, da tar du fatt på neste prosess. Prosessforbedringer jobbes best med én og én, så du unngår forvirring og tap av fokus.