Hva er den optimale avtaleformen når du kjøper konsulenttjenester?

Når du vurderer å ansette eksterne konsulenter for å løse spesifikke utfordringer eller drive frem prosjekter, er det avgjørende å velge riktig avtaleform. Den rette avtaleformen kan sikre et vellykket samarbeid, klare forventninger og sammenfallende insentiver. Feil avtaleform kan derimot føre til misforståelser, forsinkelser og uforutsette kostnader. Og det ønsker vi vel alle å unngå!

I denne artikkelen ser vi nærmere på de ulike avtaleformene som er vanlige når man kjøper konsulenttjenester. Vi ser på fordeler og ulemper ved hver form, og gir deg anbefalinger for hvordan du kan velge den avtaleformen som best passer dine behov.

Hvorfor er valg av avtaleform viktig?

Når du engasjerer en konsulent, handler det ikke bare om å få tilgang til ekspertise; det handler også om å styre risiko, sikre at prosjektet leveres til rett tid og innenfor budsjettet, og å oppnå de ønskede resultatene. Valg av riktig avtaleform kan bidra til:

• Klare ansvarsforhold: Hvem har ansvar for hvilke deler av prosjektet, og hvordan skal eventuelle problemer håndteres?
  
  

• Kontroll over kostnader: Hvordan sikrer du at prosjektet holder seg innenfor de økonomiske rammene?
  
  

• Leveringssikkerhet: Hvordan sikrer du at konsulenten leverer det som er avtalt, til rett tid?
  
  

• Tilpasningsdyktighet: Hvordan kan avtalen tilpasses dersom prosjektet endres underveis?

Ved å velge riktig avtaleform kan du minimere risikoen for konflikter og sikre at begge parter har en felles forståelse av målene og arbeidsprosessen. Og det gir deg mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe: å få jobben gjort.

Vanlige avtaleformer når du kjøper konsulenttjenester

Det finnes flere ulike avtaleformer som kan brukes når du kjøper konsulenttjenester.

De mest vanlige avtaleformene:

1. Timebasert avtale (Time & Material)

2. Fastprisavtale

3. Resultatbasert avtale

4. Rammeavtale

5. Kombinasjonsavtale 

La oss gå nærmere inn på hver av disse. 

1. Timebasert avtale (Time & Material)

Hva det er: En timebasert avtale, ofte referert til som "Time & Material" (T&M), er en avtale hvor konsulenten fakturerer for tiden de bruker på prosjektet, i tillegg til eventuelle materialkostnader. Her betaler du en forhåndsavtalt timepris.

Fordeler:

• Fleksibilitet: Timebaserte avtaler gir fleksibilitet for begge parter, da dere kan tilpasse omfanget av arbeidet underveis.
  
  

• Enkelhet: Det er en enkel avtaleform uten behov for å definere hvert aspekt av prosjektet på forhånd.
  
  

• Passer for ukjente omfang: Ideelt når prosjektets omfang er vanskelig å definere på forhånd.
  
  

Ulemper:

• Manglende kostnadskontroll: Det kan være vanskelig for deg å forutsi den totale kostnaden på forhånd.
  
  

• Risiko for ineffektivitet: Konsulenten har mindre insentiv til å jobbe effektivt, da de betales for tiden de bruker.

Når det passer: Timebaserte avtaler er best egnet for prosjekter hvor omfanget er veldig usikkert, eller hvor endringer er forventet underveis. Vi synes dette kan være en god løsning når du trenger maksimal fleksibilitet, men husk å holde et øye med klokken!

2. Fastprisavtale

Hva det er: Som navnet tilsier, innebærer en fastprisavtale at konsulenten forplikter seg til å levere et spesifikt resultat til en fast pris. Uansett hvor mye tid eller ressurser som kreves for å fullføre prosjektet, er prisen den samme.

Fordeler:

• Kostnadskontroll: Du har full kontroll over kostnadene, da prisen er fastsatt på forhånd.
  
  

• Lavere risiko for deg: Konsulenten tar på seg risikoen for forsinkelser eller økte kostnader.
  
  

• Enkel budsjettering: Det er enklere å planlegge og budsjettere prosjektet når kostnadene er kjent på forhånd.
  
  

Ulemper:

• Mindre fleksibilitet: Eventuelle endringer i prosjektets omfang kan føre til ekstra kostnader eller forsinkelser.
  
  

• Høyere startkostnader: Konsulenten kan kreve en høyere pris for å kompensere for risikoen de påtar seg.
  
  

• Potensiale for lavere kvalitet: Konsulenten kan forsøke å minimere innsatsen for å øke lønnsomheten, noe som kan påvirke kvaliteten. Ingen liker snarveier!
  
  

Når det passer: Fastprisavtaler passer best for prosjekter med klart definerte mål og omfang, hvor det er liten risiko for store endringer underveis. Vi anbefaler dette når du har et krystallklart bilde av hva du vil ha, og ikke forventer store overraskelser.

3. Resultatbasert avtale

Hva det er: En resultatbasert avtale innebærer at konsulenten får betalt basert på de oppnådde resultatene, snarere enn tiden brukt eller faste kostnader. Dette kan innebære at konsulenten får en prosentandel av besparelser, inntekter eller andre målbare resultater.

Fordeler:

• Sterke insentiver: Konsulenten er sterkt motivert til å levere resultater, da deres betaling er direkte knyttet til suksessen.
  
  

• Lavere forhåndskostnader: Du betaler ofte en lavere grunnpris, noe som kan redusere risikoen for deg.
  
  

• Fokus på kvalitet: Konsulenten vil fokusere på å oppnå de beste resultatene for deg.
  
  

Ulemper:

• Vanskelige målinger: Det kan være utfordrende å definere og måle resultatene på en rettferdig måte.
  
  

• Langsiktig betaling: Konsulenten kan måtte vente på sin utbetaling frem til resultatene er oppnådd, noe som kan skape likviditetsutfordringer for dem.
  
  

• Potensielt høyere kostnad: Hvis resultatene er svært positive, kan det bli dyrere for deg enn en fastprisavtale. Men hei, suksess har sin pris!
  
  

Når det passer: Resultatbaserte avtaler er mest egnet for prosjekter hvor resultatene kan måles tydelig, og hvor begge parter er villige til å dele risiko og belønning. Vi synes dette er en spennende avtaleform når du virkelig vil motivere konsulenten til å levere over all forventning.

4. Rammeavtale

Hva det er: En rammeavtale er en langsiktig avtale mellom deg og konsulenten som spesifiserer vilkårene for fremtidige oppdrag, uten å definere spesifikke prosjekter. Dette gir deg fleksibilitet til å trekke på konsulentens tjenester ved behov, innenfor avtalte rammer.

Fordeler:

• Fleksibilitet: Du kan engasjere konsulenten for flere prosjekter uten å forhandle nye avtaler hver gang.
  
  

• Forutsigbarhet: Begge parter har en felles forståelse av vilkårene for samarbeid, noe som forenkler fremtidige prosesser.
  
  

• Kostnadsbesparelser: Muligheten for rabatter eller bedre priser for langsiktig samarbeid. Alle liker en god deal!
  
  

Ulemper:

• Potensiell binding: Du kan føle deg bundet til én leverandør, selv om behovene endres over tid.
  
  

• Risiko for mindre konkurranse: Uten konkurranse kan konsulenten ha mindre insentiv til å tilby de beste prisene eller kvaliteten.
  
  

Når det passer: Rammeavtaler passer best for deg som har behov for konsulenttjenester over en lengre periode og ønsker å forenkle innkjøpsprosessen. Vi mener dette er veien å gå når du vil ha en pålitelig partner over tid.

5. Kombinasjonsavtale

Hva det er: En kombinasjonsavtale er en hybridform som kombinerer elementer fra de ulike avtaleformene nevnt ovenfor. Dette kan innebære at noen deler av prosjektet faktureres etter timepris, mens andre deler har en fast pris eller er resultatbasert.

Fordeler:

• Fleksibilitet: Kombinerer fordelene med de forskjellige avtaleformene og gir en tilpasset løsning for komplekse prosjekter.
  
  

• Risikojustering: Muligheten til å justere risikoen mellom partene ved å bruke forskjellige avtaleformer for ulike deler av prosjektet.
  
  

• Optimal tilpasning: Avtalen kan skreddersys til dine spesifikke behov og prosjektkarakteristikker.
  
  

Ulemper:

• Kompleksitet: Kombinasjonsavtaler kan bli komplekse å administrere, med flere ulike vilkår som må følges. Ingen liker papirarbeid!
  
  

• Mulighet for misforståelser: Flere avtaleformer i samme kontrakt kan føre til misforståelser dersom ikke alle detaljer er klart kommunisert.

Når det passer: Kombinasjonsavtaler passer best for komplekse prosjekter med ulike behov som ikke lett kan dekkes av en enkelt avtaleform. Vi i Frei synes dette er en smart løsning når standardavtaler ikke helt treffer blink.

Hvordan velge riktig avtaleform

Så, hvordan skal du velge den optimale avtaleformen for ditt konsulentkjøp? Oversikten under kan gi en indikasjon på hvilken avtaleform som passer best til hvilken situasjon.