Slik migrerer du til HubSpot-servere i EU

Å flytte HubSpot-kontoen din fra amerikanske til europeiske servere kan være avgjørende for din virksomhet, spesielt med tanke på GDPR og andre personvernhensyn. Denne guiden tar deg gjennom prosessen i grove trekk. 

Er din HubSpot-portal allerede basert i EU?

Det er enkelt å sjekke om din HubSpot-portal allerede er basert i EU. Se på URL-en til portalen din:

• Hvis adressen inneholder app-eu1.hubspot.com er portalen din allerede basert i EU

• Hvis adressen inneholder app.hubspot.com er portalen basert i USA

Vurder behovet for migrering

Før du setter i gang migreringsprosessen, er det viktig å vurdere om det faktisk er nødvendig å migrere til EU-servere. Det er flere faktorer å ta hensyn til.

For virksomheter som behandler data fra EU-borgere, er det avgjørende å følge GDPR, som krever at personopplysninger håndteres med strenge sikkerhetsprotokoller. Ved å bruke EU-servere kan du styrke kundenes tillit ved å sikre at dataene deres behandles lokalt. Dette kan også være nødvendig for å møte krav fra kunder, partnere eller myndigheter når det gjelder datalagring og overføring.

Hvis du er usikker på noen del av prosessen eller ønsker profesjonell støtte, ikke nøl med å kontakte oss i Frei for å få hjelp!

Planlegging og forberedelse

Migrering til EU-servere krever god koordinering med HubSpot Support. Vi anbefaler følgende fremgangsmåte:

Først bør du kontakte HubSpot Support for å initiere migreringen og få klarhet i dine spesifikke behov. Det er viktig å kommunisere tydelig hvorfor migreringen er viktig for din virksomhet. I samarbeid med HubSpot kan du utvikle en detaljert tidsplan som gir deg oversikt over hele prosessen.

For å sikre en smidig overgang må dataene dine forberedes grundig. Dette innebærer å fjerne duplikater, korrigere feil og oppdatere all informasjon. Selv om HubSpot står for selve migreringen, er det viktig å sørge for at alle data er sikkerhetskopiert.

Gjennomføring av migreringen

Når alt er klart, vil HubSpot håndtere selve migreringen. Under denne prosessen vil:

• HubSpot flytte all data til EU-servere, inkludert CRM-data

• Du holdes oppdatert under hele prosessen

• Eventuelle utfordringer håndteres fortløpende

Det er viktig å merke seg at kontoen vil være utilgjengelig i opptil 36 timer under migreringen, så planlegg dette til et tidspunkt som passer din virksomhet best.

Testing og bekreftelse

Etter migreringen er det essensielt å verifisere at alt fungerer som det skal. Data må sjekkes for korrekt overføring og funksjonalitet. Det er viktig å teste alle viktige funksjoner og integrasjoner for å sikre optimal drift. Hvis det oppstår behov for justeringer, følg opp med HubSpot.

Oppdatering av dokumentasjon

Når migreringen er fullført, må intern dokumentasjon oppdateres. 

Dette innebærer blant annet oppdatering av interne retningslinjer for datalagring og behandling. Teamet ditt må informeres om nye prosedyrer og hvem de skal kontakte ved eventuelle problemer.

Sikre samsvar

Etter migreringen er det viktig å sikre at virksomheten din fortsatt overholder GDPR.  Personvernserklæringer på nettstedet ditt må justeres i henhold til nye datalagringspraksiser. Det anbefales også å gjennomføre en intern GDPR-revisjon for å sikre full overholdelse.

Kort oppsummert

Migrering til EU-servere i HubSpot er en viktig prosess som krever god planlegging og oppfølging. Med riktig forberedelse og gjennomføring kan du sikre en smidig overgang som styrker din virksomhets datasikkerhet og personvern.

Husk at prosessen ikke er ferdig når selve datamigreringen er fullført - det er viktig å følge opp med nødvendige justeringer for å sikre at systemet fungerer optimalt i sitt nye miljø.

Hvis du er usikker på noen del av prosessen eller ønsker profesjonell støtte, ikke nøl med å kontakte oss i Frei for å få hjelp!