Slik endret VIS arbeidsflyten og samlet kundedata

Vestlandets Innovasjonsselskap (VIS) samlet all kundedialog og markedsaktivitet i ett system for bedre å koordinere arbeidet mot gründerselskaper.

Det kan være en utfordrende prosess å gå fra et CRM-system som blir lite brukt, til et helhetlig system som kan håndtere salg, markedsføring og kundeservice. Derfor utsetter mange denne oppgaven.

Det var også lenge tilfellet for VIS. Selskapet har 30 ansatte med spesialkompetanse på ulike felt som gründere kan dra nytte av i en oppstartsfase. VIS hjelper med alt fra idégenerering via pre-inkubasjonsprogrammet Gründer Academy, til vekst og skalering gjennom inkubasjonsprogrammer som ADA, Future Ocean og Eitri.

Endret arbeidsflyten

De ansatte er avhengig av god informasjonsflyt internt for å kunne hjelpe gründerne på best mulig måte.

Problemet var at det bare fantes noen få ivrige brukere av det eksisterende CRM-systemet i  organisasjonen.

– De fleste ansatte valgte å ikke bruke systemet. Med lite støtte til markedsføring og en uensartet tilnærming til kundedialog og oppfølging, oppsto det et behov for et mer enhetlig og brukervennlig tilnærming til kundene våre, forteller Stine Fiksdal, daglig leder i VIS.

– Alle inkubatorlederne jobber på hver sin måte, og alt foregikk på mail eller Teams. Vi hadde behov for et system med 360 grader blikk på kunden som fanget både kundedialog, kontraktshåndtering og deltakelse på arrangementer.

Stine Fiksdal, Daglig leder

Leverer verdi

Ved å innføre HubSpot, har selskapet lykkes i å innføre et helhetlig CRM-system på kort tid, med betydelige forbedringer i både interne prosesser og kundereisen.

– Gjennom HubSpot får vi støtten vi trenger for å jobbe enda mer målrettet med å øke antallet aktive medlemmer og levere enda mer verdi til selskapene som vi jobber sammen med, sier Malene Fjærtoft, salgs- og markedssjef i VIS.  

HubSpot ble rullet ut med hjelp fra Frei som gjorde en effektiv jobb med implementeringen av det nye systemet.

– Vi hjalp VIS med blant annet opplæring av ansatte, import av data fra det gamle CRM-systemet, automatisering av arbeidsoppgaver og kontraktshåndtering, sier Siri Ravndal i Frei som legger til:

– Vi utfordret også på etablerte arbeidsmetoder slik at VIS kunne få mest mulig verdi ut av investeringen.

Sparer mye tid

En sentral faktor i valget av HubSpot var støtte til markedsføring og muligheten for automatisering.

 – Automatiseringsmulighetene i HubSpot gjør at vi får gode verktøy for å effektivisere hverdagslige oppgaver, og sikrer at alle selskapene som er innom hos oss får lik oppfølging, sier Fjærtoft.

Ved å innføre HubSpot, har VIS lykkes med å samle all kundedialog på ett sted. I tillegg har de oppnådd struktur i arbeidet mot gründerselskapene, med automatiske påminnelser om lav aktivitet, og bedre oversikt over alle pågående prosjekter.

Et annet resultat er mer effektiv rapportering.

– Ved å samle all kundedata et sted ser vi allerede effekter på den offentlige rapporteringen. Her brukte vi mye tid tidligere, men gjennom å få lagt inn endel ekstra parametere inn i HubSpot når vi registrerer et nytt selskap, så går denne prosessen mye enklere, sier Fjærtoft.

Malene Fjærtoft, Salgs- og markedssjef

En rask overgang med Frei

VIS har bevist at det er mulig for små og mellomstore bedrifter å implementere et komplett CRM-system på kort tid, med betydelige forbedringer i både interne prosesser og kundereisen.

– I utgangspunktet tenkte vi at dette kun skulle være et verktøy for start-up segmentet. Gjennom prosjektet har forskningsbasert innovasjon også sett verdien, så vi planlegger å rulle ut HubSpot til hele selskapet i veien videre, konkluderer Fiksdal.

– VIS har demonstrert hvordan et slikt system kan gjøre mer enn bare å oppfylle sin tradisjonelle CRM-funksjon, sier Ravndal og slår fast:

– Det kan også hjelpe bedrifter å forenkle prosesser, automatisere oppgaver, og forbedre kundereisen, og til slutt gi bedre resultater for både bedriften og deres kunder.