Slik fornyer og forbedrer MATAE kandidatsøk i samarbeid med Frei

MATAE har fått et konkurransefortrinn i rekrutteringsbransjen ved å ta i bruk HubSpot. De frigjør tid til det viktigste - å finne de rette kandidatene.

– En rekrutteringsprosess til styre og ledelse er virksomhetskritisk. Vi er en strategisk samarbeidspartner for kundene våre, og det forplikter. Vi må alltid bruke de beste verktøyene som finnes til kandidatsøk, sier Hege Rødland, grunnlegger og partner i rekrutteringsselskapet MATAE.

MATAE har tatt i bruk HubSpot for å modernisere og effektivisere rekrutteringsprosessen innen executive search. Dette gjør dem til et av de første selskapene i bransjen som implementerer HubSpot som både CRM- og ATS-løsning (applicant tracking system).

Ifølge Rødland bruker mange i hennes bransjen ofte tunge og lite fleksible systemer som gjør jobben mer omstendelig.

– Med HubSpot får vi muligheten til å skreddersy løsninger som passer kundene og vårt behov. Det kommer alle til gode.

Tett oppfølging av kandidater

Ett av hovedmålene med innføringen av HubSpot var å forbedre oppfølgingen av kunder og kandidater gjennom hele rekrutteringsprosessen.

– Vår ekspertise ligger i å utarbeide riktig suksessprofil og nøkkelmål for rollen som skal besettes. Suksessprofilen danner grunnlaget for en søkestrategi som skal sikre det mest relevante og interessante kandidattilfanget, forklarer Rødland.

Ved hjelp av automatiserte arbeidsflyter sørger MATAE for kontinuerlig kommunikasjon med oppdragsgiver og kandidater.

– Vi ønsker å være ambisiøse på våre kunders vegne og har alltid fokus på å gjøre dem trygge gjennom god kommunikasjon og oppdatering underveis. HubSpot har fornyet og forbedret denne prosessen for oss.

Grunnlegger og partner Hege Rødland

Skreddersydd HubSpot-løsning

MATAE innførte Hubspot i samarbeid med teknologipartneren Frei. Det ble lagt vekt på funksjoner for prosjekt- og kampanjestyring, CRM og ATS. Løsningen er skalerbar og lar seg enkelt integrere mot andre systemer.

– HubSpot lar selskaper som MATAE skreddersy løsninger tilpasset sin bransje og virksomhet, forklarer Lisa Rødland Thowsen fra Frei, som også har bistått MATAE da de innførte og tok i bruk HubSpot. Dette er litt av av jobben som ble gjort av Frei:

    •    Oppsett av CRM og ATS

    •    Import av data fra gammelt system

    •    Oppsett av funksjoner for markedsføring og salg

    •    Automatisering av arbeidsflyt

    •    Integrasjoner mot andre systemer

I tillegg ble det gitt opplæring av de ansatte i bruk av HubSpot. Thowsen trekker særlig fram automatisering som et viktig tiltak.

– Ved å sette opp workflows i HubSpot har vi automatisert mye av dialogen med kandidater og kunder.

Fordelene ved innføring av HubSpot har vært mange: 

HubSpot gir mer enn salgsstøtte

HubSpot har lenge vært kjent som et CRM-verktøy rettet mot markeds- og salgsavdelinger. Plattformen tilbyr imidlertid mye mer enn ren salgs- og kampanjestyring. Med muligheten for omfattende tilpasninger og integrasjoner lar HubSpot seg skreddersy til de fleste bransjer og forretningsmodeller.

– For oppstartsbedrifter og mindre virksomheter er det en stor fordel at HubSpot ikke bare er et ferdig pakket system, men en plattform som kan tilpasses unike behov, sier Thowsen.

Med smidige arbeidsflyter og automatiseringer kan kjerneprosesser effektiviseres, enten det gjelder salg, rekruttering, kundeservice eller andre områder.

– HubSpots fleksibilitet betyr at løsningene kan vokse i takt med virksomheten. Det gir kontinuitet og forutsigbarhet. Investeringene kommer kundene til gode over tid, sier Thowsen, som slår fast:

– Derfor er HubSpot mye mer enn et CRM-verktøy for salgsfokuserte bedrifter. Plattformens evne til å understøtte og forenkle unike forretningsmodeller og arbeidsprosesser gjør den til et smart valg for virksomheter i alle bransjer.

Prosjektleder i Frei, Lisa Thowsen

Effektivisering av kjernevirksomheten

Da Rødland grunnla MATAE, fikk hun muligheten til å frigjøre seg fra de tunge og lite fleksible systemene som hadde fulgt henne gjennom hele karrieren. Nå gjør automatisering, sømløse integrasjoner og innsiktsfull analyse, at teamet til Rødland kan fokusere fullt og helt på rekrutteringsfaget, uten å drukne i manuelt rutinearbeid.

– Med HubSpot har vi skaffet oss et viktig konkurransefortrinn. Systemet frigjør tid til det som er vårt kjernefokus og eksistensgrunnlag - å finne de aller beste kandidatene.

Mulighetene for skreddersøm gjør at HubSpot passer for alle typer bransjer og forretningsmodeller, understreker Rødland.

– Det gir ikke bare oss i rekrutteringsbransjen et konkurransefortrinn, men kan frigjøre alle typer virksomheter fra gammeldagse systemer og arbeidsmåter. Med smidige verktøy blir mer av tiden brukt på kunder, ikke administrasjon. 

Tar kontroll over annonseringen

MATAE tar skrittet videre for å optimalisere hvordan de markedsfører stillinger for sine kunder. Med HubSpot sin annonse-modul, har MATAE fått muligheten til å kjøre annonsekampanjer direkte fra plattformen. Dette betyr at de nå kan utføre, overvåke, og justere annonsering på vegne av sine kunder uten å involvere tredjeparter.

Dette gir dem en direkte fordel ved å ha full kontroll over hele prosessen, fra utforming av annonse til innsamling av respons. Dette har også resultert i en betydelig kostnadsbesparelse, da avgifter til eksterne byråer blir eliminert. Men, enda viktigere, det gir dem muligheten til å reagere raskt på tilbakemeldinger og trender de ser direkte fra dataene i HubSpot, noe som sikrer at deres annonsering treffer de riktige menneskene og er så effektiv som mulig.

Med denne innebygde funksjonaliteten kan MATAE enkelt demonstrere verdi og resultat til sine kunder, ved å gi dem tydelige rapporter og analyser direkte fra HubSpot. Det gir kundene en ekstra trygghet å vite at hele prosessen, fra kandidatsøk til markedsføring av stillingen, håndteres under ett tak.