Slik overfører du data til et nytt CRM-system

Overgangen til nytt CRM-system for Aschehoug skole krevde utvelgelse og vasking av relevante data.

– Effekten av et nytt CRM-system har vært formidabel. Vi ser nesten en dobling av salget på under ett år, sier Hilde Skomsvold som er leder for salg, marked og netthandel i Aschehoug skole.

I forbindelse med en større strategiprosess i forlaget bestemte de seg for å skrote gamle CRM-systemer og samle alle kundedata på én og samme plattform. Valget falt ned på HubSpot.

– Det fine med HubSpot er at vi kan skalere opp etter behov. I tillegg kan vi tilpasse funksjonalitet i systemet etter en selvdefinert jobbflyt. 

Samlet data

Det finnes mange gode systemer som løser enkeltoppgaver innen salg og marked. Men det finnes også gode løsninger som samler alle markedsrelaterte oppgaver. HubSpot er et av dem.

– Vi brukte ulike systemer frem til 2022, og fikk et tydelig råd om å samle mest mulig kundedata i ett system.

– Nå bruker vi kundedata på tvers av organisasjonen. Vi vet hvor målgruppen vår er i kundereisene til enhver tid, og vi får god innsikt i hvordan og når vi best kan markedsføre produktene våre, sier Skomsvold.

Slik går du frem

Innføring av et nytt CRM-system kan være en kompleks og utfordrende oppgave, men med god planlegging kan det gjennomføres uten store forsinkelser eller ulemper for organisasjonen.

– I denne prosessen er en viktig del av jobben å bli kvitt uønskede data. Du må kartlegge det du trenger i et nytt CRM og kun overføre relevante data, sier Alexander Sundli-Härdig, partner og CTO i Frei. 

Frei jobber med strategiske prosesser for store selskaper og evaluerer blant annet ulike digitale verktøy som virksomhetene kan bruke for å effektivisere og innføre nye forretningsmodeller. 

– Mange CRM-systemer blir portvoktere og hindrer flyt av data til dem som trenger dem i organisasjonen. HubSpot handler om tilgjengeliggjøring  og demokratisering av kundedataene dine, forklarer Sundli-Härdig.

Når du samler og overfører data til et nytt CRM-system er det viktig å huske på følgende:

• Identifiser: Gjør en grundig gjennomgang av begge CRM-systemene og identifiser hvilke data som skal overføres. Dette kan inkludere kontaktinformasjon, salgsprognoser, avtaler og andre aktiviteter.

• Eksporter: Dataene overføres fra det første CRM-systemet i et format som kan importeres til det nye systemet. Vanlige eksportformater inkluderer CSV, XML eller JSON.

• Importer: Etter at dataene er eksportert, må du muligens forberede dem for import til det nye systemet. Dette kan innebære å formatere dataene på en bestemt måte, eller rense dataene for duplikater eller feil. Importer dataene til det nye CRM-systemet ved hjelp av systemets importverktøy eller API.
  
  

• Verifiser: Etter at dataene er importert, må du verifisere at dataene er riktig importert til det nye systemet. Gjennomgå dataene for å sikre at alle data er importert, og at dataene er korrekte og fullstendige.

• Funksjonalitet: Test det nye CRM-systemet for å sikre at alt fungerer som det skal. Dette kan inkludere testing av rapporter, salgsprosesser og automatisering

• Slett: Etter at dataene er importert til det nye systemet, må du slette dataene fra det gamle CRM-systemet for å unngå duplisering av data.

Full oversikt

Et funksjonelt kundehåndteringssystem, en såkalt CRM-plattform, bør være en viktig del av alle bedrifters forretningsstrategi for å administrere markedsavdelingens samhandling med eksisterende kunder og mulige kunder.

– Målet vårt er hele tiden å forbedre kunderelasjoner, unngå kundefrafall, forenkle prosesser og øke inntektene. HubSpot hjelper oss med å holde oversikt over kontaktinformasjon, kjøpshistorikk og preferanser, og vi bruker disse dataene til å skape personlige opplevelser for kundene våre, sier en fornøyd Skomsvold.

Å jobbe i ulike systemer ga mye merarbeid og mangel på helhetlig oversikt over kundeatferden for Aschehoug skole.

– Vi har fått en «alt-i ett» plattform. Systemet gir oss tilgang til en rekke funksjoner, og systemet er enkelt å skalere opp ved behov.